Praxisinfo Gesellschaftsrecht: Wichtiges Urteil des BGH zur Ressortaufteilung und Haftung von Geschäftsführern

Hat eine GmbH mehr als einen Geschäftsführer, werden regelmäßig bestimmte Aufgabenbereiche gebildet und den einzelnen Geschäftsleitern zugeteilt. Durch eine solche formale Arbeitsteilung (etwa in ein „kaufmännisches“ und ein „technisches“ Ressort) soll die Haftung der einzelnen Geschäftsführer auf die ihnen zugewiesenen Bereiche begrenzt werden. Damit das gelingt, müssen bei der Ressortverteilung allerdings bestimmte Vorgaben beachtet werden. Der BGH präzisiert in einem aktuellen Urteil (Urteil vom 06.11.2018 – II ZR 11/17) die Anforderungen an eine wirksame Geschäftsverteilung und gibt für die Praxis wertvolle Hinweise zu den verbleibenden Pflichten des an sich unzuständigen Geschäftsführers. Das Urteil sollte Anlass sein, bestehende Ressortverteilungen zu prüfen und notfalls nachzubessern, um Haftungsrisiken zu vermeiden.

Ressortaufteilung zulässig und weit verbreitet – und unter Umständen sogar zwingend erforderlich

Die grundsätzliche Zulässigkeit einer Ressortaufteilung wird allgemein anerkannt. Sie trägt der Erkenntnis Rechnung, dass die zeitlichen Kapazitäten der einzelnen Geschäftsführer begrenzt sind. Je nach Art und Größe des Unternehmens kann eine Ressortverteilung sogar zwingend sein. Die Geschäftsführer handeln dann pflichtwidrig, wenn sie eine sachgerechte Aufgabenverteilung unterlassen.

Die anzutreffenden Spielarten sind vielfältig: In der Praxis begegnet man aufgabenbezogenen Aufteilungen (z.B. Personal, Finanzen, Recht etc.), einer Spartenorganisation (Zuständigkeit für bestimmte Regionen oder Produktgruppen) sowie Aufgabenteilungen entlang der Wertschöpfungskette (Vertrieb, Produktion, Einkauf, F&E). Der Klassiker aber bleibt die Aufteilung in eine „kaufmännische“ und eine „technische“ Unternehmensleitung.

Zuständig für die Ressortaufteilung sind die Gesellschafter und subsidiär die Geschäftsführer selbst

Zuständig sind zunächst einmal die Gesellschafter, die eine Aufgabenverteilung im Gesellschaftsvertrag oder per Gesellschafterbeschluss vornehmen können. Regelmäßig werden sie durch Gesellschafterbeschluss eine für die Geschäftsführer verbindliche Geschäftsordnung erlassen. Bleiben die Gesellschafter untätig, haben die Geschäftsführer im Unternehmensinteresse zu entscheiden, ob eine Aufgabenverteilung sinnvoll oder gar geboten erscheint. Falls ja, können sie sich durch einstimmigen Geschäftsführungsbeschluss eigenständig eine verbindliche Geschäftsordnung geben.  

Voraussetzungen einer Ressortaufteilung

Für eine wirksame Ressortaufteilung ist nach Auffassung des BGH erforderlich:

1. Die Aufgabenzuweisung muss klar und eindeutig sein.
    
2. Die Zuweisung muss an fachlich und persönlich geeignete Personen erfolgen.
    
3. Die Gesamtverantwortung muss gewahrt werden: Nicht delegierbare Angelegenheiten, wie etwa Meldepflichten gegenüber dem Handelsregister oder grundlegende Themen wie die Unternehmenspolitik, müssen beim Gesamtgremium verbleiben.

Ob diese vom BGH aufgestellten Anforderungen an eine wirksame Ressortverteilung erfüllt werden, ist nicht leicht zu beurteilen und bedarf genauer Prüfung. Die Anforderungen an die fachliche und persönliche Qualifikation jedenfalls bieten ein Einfallstor für eine Haftung der Geschäftsführer wegen fehlerhafter Auswahlentscheidungen.

BGH rät zu schriftlicher Fixierung

Der BGH verneint zwar eine Formbedürftigkeit. Die Aufgabenverteilung kann nach Auffassung des BGH auch durch mündliche Abrede oder sogar konkludent, das heißt durch schlüssiges Verhalten, erfolgen. Nichtsdestotrotz weist der BGH zu Recht darauf hin, dass eine schriftliche Dokumentation regelmäßig das naheliegende und geeignete Mittel für eine klare und eindeutige Aufgabenabgrenzung darstellt. Zu einer schriftlichen Fixierung der Geschäftsverteilung ist daher dringend zu raten.

Ressortaufteilung dient der Haftungsminimierung

Die Aufgabenteilung zielt freilich nicht nur darauf, die Arbeitslast der einzelnen Geschäftsführer zu mildern. Die Geschäftsverteilung ist auch ein juristisches Mittel, die Haftung der Geschäftsführer in Bezug auf die ihnen nicht zugeteilten Ressorts zu begrenzen. Bei einer korrekt erfolgten Ressortaufteilung führt jeder Geschäftsführer sein Ressort selbständig; der nicht zuständige Geschäftsführer haftet für eine mangelnde Pflichterfüllung des zuständigen Geschäftsführers grundsätzlich nicht.

Allerdings führt die Geschäftsverteilung nicht dazu, dass sich jeder Geschäftsführer fortan nur noch um „seinen“ Bereich zu kümmern hätte. Jeder Geschäftsführer darf zwar darauf vertrauen, dass seine Mitgeschäftsführer ihre Ressorts ordnungsgemäß führen; er muss dies aber im Blick behalten. Seine Pflicht wandelt sich durch die Ressortverteilung in eine Pflicht zur Aufsicht, Kontrolle und Überwachung. Er muss sich in regelmäßigen Abständen über die Arbeit des zuständigen Geschäftsführers informieren und notfalls intervenieren. Art und Intensität der Überwachungspflichten hängen von der Bedeutung der jeweiligen Sache ab und sind besonders in Krisenzeiten (drohende Insolvenz) gesteigert. Der BGH sieht in seinem Urteil etwa auch den allein für den Bereich des „Künstlerischen“ zuständigen Geschäftsführer in der Pflicht, sich Einblick in die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) zu verschaffen, um die mündlichen Aussagen des Mitgeschäftsführers zur wirtschaftlichen Situation der Gesellschaft zu plausibilisieren.

Folgerungen für die Praxis

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Geschäfts-/Ressortverteilung, so sollten Sie prüfen, ob diese schriftlich fixiert ist und eine präzise Abgrenzung der Aufgabenbereiche ermöglicht. Der zuständige Geschäftsführer muss persönlich und fachlich geeignet sein; nicht delegierbare Aufgaben müssen der Gesamtverantwortung erhalten bleiben. Nur dann, wenn die Ressortaufteilung lege artis erfolgt ist, begrenzt sie die Haftungsrisiken für die Geschäftsführer. Schlimmstenfalls aber erreicht sie das genaue Gegenteil.

Bei Fragen zum Thema stehen Ihnen unserer Ansprechpartner für Gesellschaftsrecht gerne zur Verfügung.